Disordinato, caotico e con abitudini proprie, il Tribunale di Roma è un mondo a sé stante, con regole peculiari che mandano avanti quotidianamente il sistema giudiziario in un delicato equilibrio di inefficienza e tecnologia, tra i più grandi d’Europa.
Il Tribunale Ordinario di Roma, settore civile, collocato in imponenti edifici ricavati da ex caserme, è distribuito su due sedi, situate tra Viale Giulio Cesare 54/b e Via Lepanto 4.
Per proporzioni è il foro più grande d’Europa con ben 18 sezioni ordinarie e quattro per il rito del lavoro e con un carico di oltre 130 mila processi pendenti a marzo 2020.
Il numero esorbitante di processi e cause si scontra con l’esiguità dei magistrati ordinari che contano poco meno di 400 unità affiancati da un centinaio di Got, i giudici onorari togati che sopperiscono alla carenza di magistrati di ruolo.
Ogni giorno sono migliaia le persone che affollano corridoi ed aule del tribunale, tra avvocati, praticanti, parti e testimoni.
Spazi contingentati e faldoni nei corridoi
Il vero problema di tutta la sezione civile del tribunale di Roma, compresa Corte di Appello e Giudice di Pace riguarda l’inadeguatezza e l’incapienza delle sedi dove sono collocati gli uffici giudiziari caratterizzati da spazi poco fruibili, angusti e del tutto inidonei.
La scarsa fruibilità degli spazi accompagnata dai continui lavori in corso e dalla mole di persone che ogni giorno si riversa in tribunale comporta un grande disagio non solo per gli operatori, cancellieri e funzionari ma anche per i fruitori del sistema giudiziario, dagli avvocati alle parti ai testimoni.
L’inefficienza dei luoghi determina quindi un grande disagio quotidiano e la conseguente diminuzione della produttività: le udienze si svolgono in un clima caotico in cui il disordine è alimentato dalla condivisione della aule tra più sezioni o collegi.
La difficoltà gestionale ha delle ripercussioni anche nei rapporti tra magistrati, molti dei quali si recano in tribunale solo in occorrenza delle udienze svolgendo la gran parte del lavoro da casa propria.
Ciò, inevitabilmente, genera una mancanza di comunicazione condivisione tra colleghi che non riescono a condividere linee comuni nella trattazione delle cause.
Molti magistrati sono infatti costretti a dividere la propria stanza con altri colleghi e cercano di sopperire a questa difficoltà recandosi in tribunale lo stretto necessario.
Lo scollamento tra colleghi causa di conseguenza la formazione di una giurisprudenza poco condivisa.
A queste difficoltà si aggiunge il grande disordine sparso per tutti i corridoi del tribunale ove pile di faldoni sono lasciati incustoditi ai margini mettendo a repentaglio la privacy delle parti coinvolte nei processi.
Smarrimento e Sottrazione dei faldoni
Accade così che alcuni faldoni si perdano, vuoi perché non si riescano a trovare nel disordine generale, vuoi perché non sono infrequenti i casi di sottrazione.
Così come è stato più volte dimostrato da giornalisti di inchiesta, a Roma è possibile entrare in tribunale, recarsi nei vari uffici e nelle cancellerie senza essere sottoposti a preventivi controlli.
Manca la vigilanza, il personale di sicurezza ed i metal detector.
La facilità di accesso mette così a rischio non solo la sicurezza degli utenti ma l’efficienza degli stessi uffici.
Estranei prendono visione senza esserne autorizzati di faldoni anche importanti, talora sottraendoli in maniera quasi indisturbata.
La mancanza di spazi, inoltre, complica l’attività degli avvocati costretti a consultare i faldoni nei corridoi oltre a generare un disordine collettivo a discapito dell’efficienza.
Agenzie di servizi legali ed incombenti
Anche per gli stessi avvocati o praticanti che dovrebbero esser sempre muniti di delega prima di visionare atti o ritirare copie ed ai quali non viene effettuato alcun controllo, consultare i documenti diventa un’impresa.
Il problema più importante sono le file davanti alle cancellerie che diventano ingestibili, ed anche organizzandosi con anticipo si rischia di perdere intere mattinate invano.
Per sopperire a queste difficoltà sono sorte a Roma delle agenzie specializzate nei servizi legali a cui molti studi legali si rivolgono per il disbrigo delle pratiche in tribunale.
Queste agenzie, in sostanza, si occupano di svolgere, dietro pagamento di un corrispettivo, i servizi cartacei presso i tribunali e quindi delle notifiche atti giudiziari, delle iscrizioni e depositi presso il tribunale, delle copie di sentenze, ecc.
La compilazione della lista d’udienza
La prassi è addirittura quella di recarsi la mattina molto presto davanti alle sedi ancora chiuse del Tribunale e compilare delle liste che vengono poi utilizzate come elenco della giornata (tipo terzo mondo).
Questa consuetudine, invece, non è ammessa all’ufficio notifiche dove esistono file differenziate per avvocati ed agenzie, previo rispetto del contanumeri elettronico o della fila fisica in base alle decisioni della dirigenza UNEP (che cambiano con frequenza regolare).
Vero è che la digitalizzazione del processo civile ha ridotto di molto le file nelle cancellerie di diverse sezioni civili ma queste non sono ancora totalmente escluse nella sezione tutelare dove le richieste di molti atti devono essere fatte personalmente dalle parti coinvolte, vedi la nomina di amministratori di sostegno, curatori e tutori, successioni ereditarie, ecc.
Troppe udienze calendarizzate nello stesso giorno ed allo stesso orario
Il caos all’interno della sezione civile del tribunale romano è generato anche dalla disorganizzazione dei “ruoli di udienza” inserendo un numero eccessivo di cause, tra l’altro senza calcolare orari adeguatamente distanziati tra una causa e l’altra.
Sono troppe udienze civili programmate in un solo giorno, arrivando anche ad essere fissate ben 50 udienze per la stessa ora con prevedibile affollamento di aule e corridoi sin dalle prime ore del mattino.
Il tutto con la consapevolezza di creare un grande assembramento di avvocati e testimoni che causano inevitabilmente un gran vociare e molta confusione.
Una cattiva gestione che si reitera negli anni pur avendo la consapevolezza che trattare un numero considerevole di udienze nello stesso orario è pressoché impossibile.
Insomma, una prassi biasimata quella delle troppe udienze calendarizzate nella stessa giornata, specie per quei testimoni che magari vengono convocati per le nove di mattina anche se l’udienza alla quale sono chiamati a presenziare si terrà dopo molti altri processi.
In seguito alla pandemia da Corona Virus, il tribunale di Roma si è mostrato pronto ad accogliere le disposizioni imposte dal Governo per limitare gli assembramenti a causa del Coronavirus.
Da un lato, infatti, per le udienze urgenti da trattare esclusivamente in tribunale è stato previsto l’indicazione di orari scadenzati in cui sono convocate le parti le quali debbono presentarsi in tribunale all’orario prescritto per la trattazione della causa, assicurando, inoltre, l’ingresso in aula alle sole persone effettivamente interessate alla trattazione.
Le nuove disposizioni, anche se eccezionali, hanno mostrato la prontezza del tribunale che ha stabilito una nuova regolamentazione dell’accesso ai servizi, fruibili solo dopo adeguata prenotazione e presentandosi agli sportelli negli orari fissati.
Ed ancora, le udienze civili per i quali è prevista la sola partecipazione degli avvocati si svolgono da remoto, nelle forme del lavoro agile.
Prima che si tenga l’udienza il giudice, questa volta ben organizzato, comunica ad avvocati e pm, se deve essere presente, orario e modalità di svolgimento dell’udienza civile.
Il sistema però non ha certamente previsto e disciplinato il problema tecnico e la perdita di connessione internet con il quale si può gravemente pregiudicare l’esito dell’udienza e quindi di un processo, alias la vita di una persona.
Infine, sempre per questo tipo di udienza il giudice può stabilire lo scambio di note scritte, ricevute le quali emetterà la decisione al di fuori dell’udienza.
Insomma, un adeguamento forzoso dovuto certamente da una causa di necessità che però ha dimostrato la possibilità di flessibilità e la capacità di adattamento anche alle nuove tecnologie che velocizzano e rendono più agevole il dialogo e l’interscambio di informazioni giudici avvocati, anche da remoto.